はじめに
情報システム部の方で、ITに詳しいだろうからという理由で、ビジネス用のシステム開発のマネージメントをするように依頼されることはないでしょうか？
実際は情報システム部の仕事と、ビジネス用システムの開発は大きく異なるものかと思います。
また、非IT企業では、システム開発を依頼する機会も少なく、一発勝負になることも多いです。
そんなお悩みを解決できるよう、いち非IT企業の情報システム部メンバーとして、実体験に基づくシステム開発の依頼の流れをまとめさせていただきました。
システム開発でお悩みの方は、是非見てみてください！
またITベンダーの皆さんにも企業側はこんなこと考えてるんだなーと思ってみていただければ嬉しいです。
RFPの説明
RFPをベンダーに送付した後、送付したベンダーに対し、説明会を実施することが望ましい。ベンダーが読み込む時間を与えるため、資料送付後、1~2週間、期間を開けて実施する。
RFP説明時のポイントは以下
- 説明は全社に対し、同じ情報を与えられるようにする。
- 説明範囲を超える質疑を受けた場合は、情報を均一化するため、必ず後で他社にも展開する。
- 説明者の説明は、回を重ねるごとに上手になる（これは致し方ない）。そのため、本命企業を後ろに回すように調整することが良い。
- 点取り表が埋めれるように、回答してほしい内容がわかるように説明する。
- 予算感を含め、点取り票の内容は開示しない。
RFP提案受領
RFPの結果、ベンダーから提案を受領することとなる。この提案についても可能であれば、口頭で実施してもらうことが望ましい。
提案受領時のポイントは以下
- 1社あたり2時間程度の十分な時間を確保する。
- 日程調整が困難なため、RFP提案受領期間に、あらかじめ必須参加者の日程を仮抑えする。
- 可能な限りベンダー側が想定するシステムPM or PLに説明をしてもらうように依頼する。
※”話した感覚”という、言語化が難しい合う合わないが存在するため - 点取り表を意識しながら提案を受け、抜け漏れがありそうな場合は質問する。
選定完了
RFPの提案を受領したのち、点取り表を埋め、選定を行う必要がある。
選定のためのポイントは以下
- 点取り表の結果だけでなく、提案受領時の感覚も勘案し、メンバー全員で合意できるように選定する。
- 差し込みで要望したいことがあれば、契約（内示）前にベンダー側に依頼する。
- 選定完了後は、速やかに各ベンダーに合否の状況を伝える。
- 特にお断りするベンダーには丁寧に連絡するように心がける。
大まかな流れとポイント
改めて要求定義から選定先決定までのポイントを記す。
以上にて、提案先が決定されキックオフ等の準備を始めることとなる。
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